La segretaria tradizionale, quella che risponde al telefono, fa le fotocopie e magari porta anche il caffè in sala riunioni, è ormai una realtà superata. Non solo per una questione di ruolo: le nuove tendenze e la necessità di ottimizzare i costi, rendono utile e competitiva la sostituzione della segretaria “personale” vecchio stile, con una segretaria virtuale, flessibile e disponibile 24 ore su 24, sette giorni su sette.

E’ disponibile un servizio di segretaria virtuale (per maggiori info visita segretariavirtuale.sailfire.com appositamente pensato per gli avvocati, che permette di gestire al meglio la comunicazione con i clienti di uno studio legale. Come sapranno gli appartenenti alla categoria, gran parte della giornata lavorativa di questi professionisti si dispiega tra scadenze e adempimenti in tribunale e visite ai clienti. Tutte attività che li tengono lontani dallo studio, ma spesso anche da telefono e email.

Per ovviare a questo genere di problemi abbiamo sostanzialmente 2 opzioni: assumere dei collaboratori o servirsi di una segretaria virtuale. Tuttavia, l’onere di un collaboratore, anche con assunzione part time, risulta essere spesso eccessivamente costosa, per questo sempre più avvocati tendono a prediligere una segretaria virtuale.
Una segretaria virtuale è: 

• tempestiva nella risposta: mai più chiamate perse o mail cui rispondere dopo ore; con la Segretaria Virtuale avrete la massima cura dei clienti; 
• necessita di una brevissima formazione, e solo sulle modalità di risposta gradite all’avvocato 
• costa in base al proprio effettivo utilizzo; 

• può essere gestita con massima flessibilità: se l’avvocato ad esempio vuole farle gestire chiamate e email solo in mattinata, durante l’occupazione in tribunale, può re-inoltrare nuovamente le chiamate verso il proprio numero con un semplice click. 

A seconda delle necessità, la segretaria virtuale riferirà che l’avvocato è impegnato in tribunale o in riunione con un cliente, registrerà i recapiti del cliente e il codice di riferimento della pratica, e potrà persino fissare appuntamenti su un’agenda online condivisa in base alle disponibilità precedentemente concordate con l’avvocato.